Q: การควบคุมภายในเป็นเรื่องเร่งด่วนหรือไม่ จริงๆ แล้วควรเริ่มทำเมื่อไหร่ ?

A: เจ้าของกิจการ และผู้บริหารส่วนใหญ่อาจคิดว่าการควบคุมภายในไม่ใช่เรื่องเร่งด่วน เพราะคิดว่าการควบคุมภายในต้องมีเฉพาะธุรกิจขนาดใหญ่ ธุรกิจที่มีความซับซ้อนเท่านั้น แต่จริงๆ แล้ว การควบคุมภายในคือ “กระบวนการ” ในการดำเนินงานของแต่ละส่วนงานที่ “สอดคล้อง และ เชื่อมโยง” กัน เพื่อให้การดำเนินงานเกิดประสิทธิผลมากที่สุด จึงไม่เกี่ยวกับขนาดของธุรกิจ แต่อยู่ที่กิจการมีการควบคุมภายในเพียงพอหรือไม่เพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายขององค์กร

ตัวอย่างเช่น ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็ก กลาง หรือใหญ่ ทุกธุรกิจก็ต้องมีการจัดซื้อ ธุรกิจขนาดเล็กอาจมีจำนวนคู่ค้าที่มากกว่าธุรกิจขนาดใหญ่ก็เป็นได้ เพราะขึ้นอยู่กับประเภทสินค้า และบริการ ดังนั้นถ้าบริษัทมีระบบควบคุมภายในที่คล่องตัว เอื้อต่อการดำเนินการ และการตรวจสอบความถูกต้อง ก็ย่อมทำให้ธุรกิจเดินหน้า เติบโตได้อย่างรวดเร็วเช่นกัน นอกจากนั้นยังสามารถนำข้อมูลมาแก้ปัญหา หรือตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วขึ้น แต่ถ้าหากไม่มีระบบการควบคุมภายใน หรือรอให้ธุรกิจขยายตัวก่อนแล้วค่อยวางแผนเรื่องดังกล่าว อาจต้องใช้เวลาในการจัดการมากขึ้น เสียค่าใช้จ่ายในการดำเนินการมากขึ้น และคุณอาจจะไม่เคยรู้เลยว่าสิ่งที่คุณทำมาก่อนหน้านั้น ช่วยลดต้นทุน ประหยัดค่าใช้จ่าย หรือใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างคุ้มค่าแล้วหรือยัง

Q: การควบคุมภายในเป็นเรื่องของบริษัทที่จะเตรียมตัวจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ (IPO) เท่านั้นหรือไม่ ?

A: อย่างที่ได้กล่าวไปในข้างต้นว่า ไม่จำเป็นต้องรอให้ธุรกิจเติบโต หรือมีโอกาสทางธุรกิจแล้วค่อยจัดการ แต่เรื่องของการควบคุมภายใน หากสามารถทำได้ตั้งแต่เริ่มต้นธุรกิจก็จะเป็นเรื่องดีสำหรับทั้งคนทำงาน และเจ้าของกิจการเอง เพราะจะสามารถทำให้เห็นว่าในส่วนงานใดที่ยังคงมีปัญหา ต้องจัดการแก้ไขปรับปรุง อีกทั้งการควบคุมภายในจะช่วยทำให้เกิดความโปร่งใส (Transparency) ซึ่งถ้าหากมีการดำเนินการเรื่องการควบคุมภายในมาอย่างต่อเนื่อง เมื่อมีโอกาสในการขยายธุรกิจ หรือการจดทะเบียนเพื่อเข้าตลาดหลักทรัพย์ จะช่วยย่นระยะเวลาในการเตรียมตัว และพร้อมดำเนินการได้เร็วกว่าปกติอีกด้วย หากเปรียบแล้ว “การควบคุมภายใน” ก็เหมือนกับคนเราที่ต้องเรียนรู้ ปรับตัว และพัฒนาอยู่เสมอเพื่อให้สอดคล้องกับสภาพแวดล้อม บริบท และเท่าทันต่อการเปลี่ยนแปลงในปัจจุบัน

Q: ปัจจุบัน “การควบคุมภายใน” จำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีในการจัดการเพียงอย่างเดียวเท่านั้น หรือยังจำเป็นต้องใช้ทรัพยากรบุคคลด้วย ?

A: แน่นอนว่าปัจจุบันมีเครื่องมือที่ทันสมัยซึ่งเป็นตัวช่วยในการส่งเสริมระบบควบคุมภายในเป็นจำนวนมาก แต่สิ่งสำคัญที่สุดคือ “ทัศนคติ” และ “ความเข้าใจถึงความสำคัญ” ของเจ้าของกิจการ  CEO และผู้บริหาร ต่อเรื่องการควบคุมภายใน ยิ่งไปกว่านั้นหน่วยงานที่ทำหน้าที่ควบคุมภายในของบริษัทมีความเข้าใจรูปแบบกิจการ โมเดลธุรกิจ และความต้องการปลายทาง หรือผลลัพธ์ที่เจ้าของกิจการ หรือผู้บริหารต้องการแล้วหรือยัง เพราะทั้งสองส่วนจะเป็นส่วนในการออกแบบระบบการควบคุมภายในได้อย่างตรงโจทย์ ลดขั้นตอน ประหยัดเวลา และทรัพยากรเป็นอย่างมาก และส่งผลต่อการเลือกใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมกับธุรกิจ

Q: จริงหรือไม่ที่ว่าการควบคุมภายในต้องใช้งบประมาณจำนวนมากในการจัดการ จึงยังไม่ใช่สิ่งที่ควรลงทุน ?

A: การลงทุนต่อเรื่อง “การควบคุมภายใน” ในส่วนที่เป็นตัวเงิน ไม่อาจปฏิเสธได้ว่าเป็นสิ่งสำคัญ แต่ก่อนที่จะไปถึงเรื่องที่ว่าต้องใช้งบประมาณเท่าไหร่นั้น อีกสิ่งที่ต้องทำคือการประเมินว่าการควบคุมภายในในส่วนไหนที่ยังส่งผลต่อความผิดพลาด หรือมีผลกระทบต่อการดำเนินกิจการ เราอาจมุ่งเน้นไปที่ส่วนนั้น หรือส่วนสำคัญก่อนได้ แต่หัวใจหลักอยู่ที่ “บุคลากร” หรือ “ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง” ต่อเรื่องดังกล่าวนั้น มองเห็นปัญหาหรือไม่ เข้าใจโมเดลธุรกิจ หรือกลยุทธ์ที่จะขับเคลื่อน และความต้องการของกิจการและผู้บริหารต่อผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นอย่างแท้จริงหรือไม่ นั่นถึงจะเป็นจุดเริ่มต้นว่าบริษัทควรมีการควบคุมเรื่องใดที่สำคัญ ที่อาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินกิจการ หากเข้าใจและสามารถประเมินได้ จึงจะเป็นคำตอบว่าบริษัทนั้นๆ ควรเน้นการควบคุมที่เรื่องใดเป็นพิเศษ ซึ่งบางครั้งอาจไม่เกี่ยวข้องกับตัวเงินเลยก็ได้

 
Q: จะรู้ได้อย่างไรว่าการควบคุมภายในที่มีอยู่นั้น มีประสิทธิผลและพอเพียง ?

A:  “ประสิทธิผล” หมายถึง เมื่อกิจการมีการควบคุมภายในที่มีคุณภาพ ย่อมส่งผลต่อการดำเนินงานที่ราบรื่น การทำงานในแต่ละส่วนเกิดความสอดคล้องเชื่อมโยง สามารถตรวจสอบความถูกต้องได้ สามารถควบคุมต้นทุน ลดค่าใช้จ่าย เกิดการใช้ทรัพยากรอย่างเหมาะสมและเกิดประโยชน์สูงสุด ซึ่งสามารถสะท้อนถึงรายงานทางการเงิน หรืองบการเงินของบริษัท

 Designing Better Control 

เพราะฉะนั้นทั้งหมดนี้ จึงเป็นคำตอบว่า “การควบคุมภายใน” เกี่ยวข้องกับกระบวนการดำเนินงาน
รวมถึงส่งผลต่อการเงินของบริษัท และตัวเลขที่ปรากฏบนงบการเงินซึ่งเจ้าของกิจการ และ
ผู้บริหารอย่างคุณต้องรับรองอย่างไร

วันนี้ธุรกิจของคุณจะลดความเสี่ยง รับมือกับความเปลี่ยนแปลง และสามารถเตรียมพร้อมเพื่อการเติบโตในอนาคตได้
หากเจ้าของกิจการ CEO และผู้บริหารอย่างคุณเข้าใจ และตระหนักต่อ “การควบคุมภายใน” อย่างมีประสิทธิภาพ